¿Cómo redactar un correo electrónico empresarial o institucional?

 Intento que esta sencilla información ayude a quienes se inician en sus respectivos medios de trabajo a utilizar esta herramienta debidamente, sacando de ella el mejor provecho personal y empresarial.

También pretendo que sea útil para aquellos jefes que reciben un “Muack” o un :-O  como respuesta o despedida de ese nuevo talento que le llegó a la organización.  Respire… no lo puede reprender si no le enseña, es más… ¿cómo lo aprendió usted?… 

¿CÓMO REDACTAR UN CORREO ELECTRÓNICO CORPORATIVO?

 

En aras de  maximizar la eficiencia de los correos electrónicos y acoplar la utilización de dicha herramienta con los objetivos organizacionales, a continuación me permito compartir  algunas recomendaciones para la elaboración y envío de los correos electrónicos de índole institucional, corporativo o empresarial.

Lo primero que debemos tener en cuenta es que el correo debe mantener una estructura formal, un estilo, que identifique a la institución. 

 

Debemos diferenciar un correo personal de uno institucional. El correo personal se distingue por no poseer estructura, las frases en la mayoría de los casos son incoherentes, informales, vocabulario sin mayores exigencias, tratamiento personal o de amistad.

Los correos institucionales o empresariales son aquellos que mantenemos con TODOS los públicos de la organización, tanto internos como externos: con la Junta Directiva, con las comisiones de trabajo, con las empresas, con la comunidad, con los proveedores, es decir, con la totalidad de las personas que tengan una relación o vínculo con la organización, tanto permanente como esporádico. 

Consideraciones generales: 

  • Exhortar directamente al destinatario a una acción específica
  • Cuidar la redacción y la ortografía.
  • Utilizar  frases cortas.
  • Ir al grano directamente, desarrollando una idea a la vez, sin retórica innecesaria.
  • Evitar composiciones rígidas y muy extensas (ladrillos).
  • Usar las enumeraciones cuando se traten asuntos que impliquen varias alternativas o impliquen varios elementos.
  • Si es una invitación, colocar los aspectos básicos por separado: Lugar, Fecha y Hora
  • Si el mensaje contiene archivos adjuntos, hacer referencia a los mismos explicando brevemente su contenido. Nunca enviar correos “pesados” ya que generan problemas en los servidores.

En líneas generales propongo una estructura básica compuesta de la siguiente manera:

1.-A quién va dirigido:

  • Se coloca la persona o la generalidad de las personas a quien – o a quienes – se dirige la comunicación.

2.- Encabezado o saludo institucional: Dependiendo del destinatario se emitirá un breve saludo, sin excesos de confianza. Es recomendable ser sencillo pero formal.

3.- Cuerpo o desarrollo: Se debe desarrollar el asunto o motivo de la comunicación de manera clara y directa, sin mayores rodeos.

4.- Despedida institucional.

5.- Firma: Es aconsejable colocar siempre los datos de identificación del emisor del correo.

Esto es a grandes rasgos lo que debe contener un correo electrónico institucional o empresarial. No debemos jamás olvidar que esta herramienta-  tan utilizada – se convierte con tan sólo un simple y fácil “click” en un DOCUMENTO ESCRITO, que para bien o para mal no podemos “recoger” o devolver. 

Anuncios

6 pensamientos en “¿Cómo redactar un correo electrónico empresarial o institucional?

  1. Por Favor no utilice letras mayusculas tratando de resaltar una tarea, comentario o cumplido de un asunto que considere importante. las mayusculas denoatan mala educaciòn y transmiten insatisfaciòn delo emisor (Mal Genio).
    La letra Mayuscula, asi como la banderita de “Urgente” no aceleran el proceso de su solicitud. asi es que seamos mas cordiales.

  2. hola voy a ser asistente de coordinación y me gustaría fortalecerme enviando correo a estudiantes, este es un ejemplo me pueden ayudar diciendome que esta bien y mal.

    Buenas tardes

    Estimado estudiante Jorge Arias

    Puesto que en estos últimos tres meses, hemos notado tu ausencia, te invitamos a que te acerques a las instalaciones de American School Way màs cercano para que presentes la debida escusa a tu inasistencia, para así poder seguir en tu camino académico y no se cancele tu matricula.

    Cordialmente,

    Jency Jaramillo
    Asistente de Coordiancion
    Amerixcan school Way
    Cel 3668769

    • Hola, Jency! Gracias por compartir con nosotros tus comentarios.
      El texto que propones tiene una muy buena estructura, es formal, directo pero cordial, conciso y concreto. Tiene una intención definida y lo invitas a que realice una acción concreta. Puede decirse que la estructura es correcta.
      La única observación que podría hacer es cuidar muy bien tu ortografía. Consulta permanentemente el diccionario ante cualquier duda antes de enviar un correo. El uso correcto del idioma enaltece o descalifica cualquier forma de comunicación. La forma es importante, al igual que lo es el contenido.
      Éxitos en su nuevo cargo!

Responder

Introduce tus datos o haz clic en un icono para iniciar sesión:

Logo de WordPress.com

Estás comentando usando tu cuenta de WordPress.com. Cerrar sesión / Cambiar )

Imagen de Twitter

Estás comentando usando tu cuenta de Twitter. Cerrar sesión / Cambiar )

Foto de Facebook

Estás comentando usando tu cuenta de Facebook. Cerrar sesión / Cambiar )

Google+ photo

Estás comentando usando tu cuenta de Google+. Cerrar sesión / Cambiar )

Conectando a %s