¿Cómo redactar un correo electrónico empresarial o institucional?

 Intento que esta sencilla información ayude a quienes se inician en sus respectivos medios de trabajo a utilizar esta herramienta debidamente, sacando de ella el mejor provecho personal y empresarial.

También pretendo que sea útil para aquellos jefes que reciben un «Muack» o un :-O  como respuesta o despedida de ese nuevo talento que le llegó a la organización.  Respire… no lo puede reprender si no le enseña, es más… ¿cómo lo aprendió usted?… 

¿CÓMO REDACTAR UN CORREO ELECTRÓNICO CORPORATIVO?

 

En aras de  maximizar la eficiencia de los correos electrónicos y acoplar la utilización de dicha herramienta con los objetivos organizacionales, a continuación me permito compartir  algunas recomendaciones para la elaboración y envío de los correos electrónicos de índole institucional, corporativo o empresarial.

Lo primero que debemos tener en cuenta es que el correo debe mantener una estructura formal, un estilo, que identifique a la institución. 

 

Debemos diferenciar un correo personal de uno institucional. El correo personal se distingue por no poseer estructura, las frases en la mayoría de los casos son incoherentes, informales, vocabulario sin mayores exigencias, tratamiento personal o de amistad.

Los correos institucionales o empresariales son aquellos que mantenemos con TODOS los públicos de la organización, tanto internos como externos: con la Junta Directiva, con las comisiones de trabajo, con las empresas, con la comunidad, con los proveedores, es decir, con la totalidad de las personas que tengan una relación o vínculo con la organización, tanto permanente como esporádico. 

Consideraciones generales: 

• Exhortar directamente al destinatario a una acción específica
• Cuidar la redacción y la ortografía.
• Utilizar  frases cortas.
• Ir al grano directamente, desarrollando una idea a la vez, sin retórica innecesaria.
• Evitar composiciones rígidas y muy extensas (ladrillos).
• Usar las enumeraciones cuando se traten asuntos que impliquen varias alternativas o impliquen varios elementos.
• Si es una invitación, colocar los aspectos básicos por separado: Lugar, Fecha y Hora
• Si el mensaje contiene archivos adjuntos, hacer referencia a los mismos explicando brevemente su contenido. Nunca enviar correos «pesados» ya que generan problemas en los servidores.

En líneas generales propongo una estructura básica compuesta de la siguiente manera:

1.-A quién va dirigido:

• Se coloca la persona o la generalidad de las personas a quien – o a quienes – se dirige la comunicación.

2.- Encabezado o saludo institucional: Dependiendo del destinatario se emitirá un breve saludo, sin excesos de confianza. Es recomendable ser sencillo pero formal.

3.- Cuerpo o desarrollo: Se debe desarrollar el asunto o motivo de la comunicación de manera clara y directa, sin mayores rodeos.

4.- Despedida institucional.

5.- Firma: Es aconsejable colocar siempre los datos de identificación del emisor del correo.

Esto es a grandes rasgos lo que debe contener un correo electrónico institucional o empresarial. No debemos jamás olvidar que esta herramienta-  tan utilizada – se convierte con tan sólo un simple y fácil «click» en un DOCUMENTO ESCRITO, que para bien o para mal no podemos «recoger» o devolver.